A. PENDAHULUAN
Charles A. Beard, dia adalah seorang historiskus
politik yang terkenal dalam salah satu karyanya yang dikutip oleh ALBERT
LEDAWSKY dalam bukunya Administration pada tahun 1937 berkata bahwa :
“tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari
administrasi.
Administrasi
dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang
manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Ada
beberapa hal yang terkandung dalam definisi di atas, yaitu :
[ Administrasi
sebagai suatu seni
[ Administrasi
mempunyai unsur-unsur tertentu
[ Bahwa
administrasi sebagai proses kerjasama
Maka
proses administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan-kegiatan tertentu
yang dimulai sejak adanya dua orang yang bersepakat untuk bekerjasama untuk
mencapai sesuatu tujuan tertentu pula.
Sedangkan unsur-unsur dalam administrasi adalah sebagai berikut :
± Dua
orang atau lebih
± Tujuan
± Tugas
yang hendak dilaksanakan
± Peralatan
dan perlengkapan
Penjelasan
tentang unsur-unsur di atas adalah sebagai berikut :
a)
Mengenai unsur manusia
Ialah bahwa seseorang tidak dapat bekerjasama dengan
dirinya sendiri. Karena itu harus ada orang lain yang secara sukarela atau
dengan cara lain diajak turut serta dalam proses kerjasama itu.
b)
Mengenai tujuan
Tujuan yang hendak dicapai dapat ditentukan oleh semua
orang yang langsung terlibat dalam proses administrasi itu. Tujuan juga dapat
pula ditentukan oleh hanya sebahagian dan mungkin pula malah hanya oleh seorang
dari mereka yang terlibat. Akan tetapi bukankah suatu hal yang mustahil pula
bahwa pihak luarlah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai.
c)
Tugas dan pelaksanaannya
Mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, sering orang
beranggapan bahwa proses administrasi baru timbul apabila ada kerjasama,
meskipun demikian perlu ditekankan bahwa pencapaian tujuan akan lebih efesien
dan ekonomis apabila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Kerjasama
dalam administrasi dapat digolongkan menjadi 2 (dua) macam yaitu :
ü Kerjasama
yang ikhlas dan sukarela (voluntary cooperation)
ü Kerjasama
yang dipaksakan (compulsory atau antagonistic cooperation)
d)
Peralatan dan perlengkapan
Peralatan
dan perlengkapan yang diperlukan dalam suatu proses administrasi tergantung
dari berbagai faktor seperti :
C Jumlah
orang yang terlibat dalam proses itu.
C Sifat
tujuan yang hendak dicapai.
C Ruang
lingkup serta aneka ragamnya tugas yang hendak dijalankan, dan
C Sifat
kerjasama yang dapat diciptakan dan dikembangkan.
Sehingga
kalau kita membicarakan administrasi sudah terlintas dipikiran kita semua akan
hal-hal yang bersifat pembukuan, pengarsiban, dan sejenisnya. Mungkin anggapan
itu tidaklah salah total memang ruang lingkup administrasi adalah mencakup akan
hal-hal seperti itu. Kemudian bagaimanakah fungsi administrasi bagi Dewan
Kerja? Bagaimana cara menyusun rencana dan pelaporan administrasi keuangan Dewan
Kerja ? bagaimanakah kaitannya administrasi Dewan Kerja dengan Kwartir ?, terus
bagaimana implementasinya.
Sekedar
mengingatkan bahwa hasil supervisi Dewan Kerja Daerah Jawa Timur Tahun 1999 dan
supervisi Dewan Kerja Daerah Jawa Timur Tahun 2001, utamanya untuk bidang
ADMINISTRASI hasilnya cukup mengejutkan. Dan alangkah baiknya pada kesempatan
kali ini kami tampilkan kembali, agar hal-hal yang berkaitan dengan masalah
tersebut sudah bisa diminimalkan, secara umum masalah-masalah yang berkaitan
dengan administrasi Dewan Kerja adalah sebagai berikut :
- Tidak terdapatnya sanggar (ruang tersendiri buat DKC) dan fasilitas yang mendukungnya, seperti : mesin ketik, komputer, filling kabinet, dan lain-lain.
- Tidak terdapatnya buku agenda surat masuk, surat keluar dan buku ekpedisi.
- Sistem pengarsiban masih gabung dengan Kwartir nya.
- Jarangnya pembuatan laporan pelaksanaan Kegiatan yang dibuat oleh Dewan Kerja.
- Tidak terdapatnya Papan program kegiatan Dewan Kerja.
- Pengaturan piket harian dan adanya full timer Dewan Kerja.
- Tidak terdapatnya dukungan dana dari Kwartir Cabangnya, sehingga Dewan Kerja untuk memenuhi kebutuhan sehari-harinya hanya mengandalkan iuran antar anggota Dewan Kerja.
- Tidak terdapatnya buku-buku hasil rapat pleno, rapat bidang, dan acara-acara yang lainnya yang diselenggarakan oleh Dewan Kerja.
- Tidak terdapatnya papan struktur organisasi Dewan Kerja.
- Pembukuan keuangan Dewan Kerja kurang bisa berjalan dengan baik.[1]
Dan
sebagai tindak lanjut dari hasil supervisi tersebut, Dewan Kerja Daerah pada saat
itu membuat buku acuan administrasi Dewan Kerja, sebagai langkah
untuk keseragaman dalam sistim pengelolaan administrasi Dewan Kerja Cabang
Se-Jawa Timur. Dan tidak menutup kemungkinan kesepuluh masalah tersebut, sampai
saat ini mungkin masih terjadi pada Dewan Kerja Cabang se-Jawa Timur, tetapi
tidak ada salahnya setelah Kursus Pengelola Dewan Kerja ini bisa ditindak
lanjuti kearah yang lebih baik.
Di
dalam RENCANA STRATEGIK GERAKAN PRAMUKA 2004 – 2009 disana dijelaskan dalam
program prioritas administrasi, antara lain : 1) Penyempurnaan Organisasi, 2)
Kelembagaan di Gerakan Pramuka, 3) Pemantapan sistim data dan laporan, 4) Bank
Data [2].
Jadi sangat mungkin dengan adanya perbaikan administrasi dalam Gerakan Pramuka
utamanya dalam sistim bank data dan laporan akan bisa ditentukan sasaran
program dan rencana kegiatan yang lebih mengena pada masyarakat. Sebab
administrasi itu sendiri merupakan salah satu kebutuhan yang harus dipenuhi
oleh semua organisasi utama organisasi Gerakan Pramuka. Bagus dan tidaknya sebuah organisasi
bergantung pada bagaimana cara mengatur dan memanajement administrasi tersebut.
Administrasi juga berfungsi untuk pengawasan bagi semua pekerjaan dan sebagai
sistem keseragaman tentang tata cara pelaksanaan administrasi itu sendiri.
B. BENTUK-BENTUK
ADMINISTRASI
- Buku
Buku-buku
administrasi Dewan Kerja memang sangat banyak dan beragam, sebab hal ini
disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing. Tetapi sebagai keharusan yang harus
dipenuhi oleh Dewan Kerja mengenai buku - buku administrasi adalah sebagai berikut
:
a. Notulensi
rapat
Buku
notulensi rapat ini biasanya digunakan ketika Pengurus Dewan Kerja melaksanakan
rapat, baik rapat Pimpinan Dewan Kerja atau rapat semua Pengurus Dewan Kerja.
Buku ini juga berfungsi sebagai pengontrol beberapa hasil yang disepakati dalam
rapat di Dewan Kerja. Buku ini juga dibagi menjadi 2 macam, yaitu : notulensi
pada rapat Pimpinan Dewan Kerja dan buku notulen rapat seluruh Pengurus Dewan
Kerja. Sedangkan kedua model ini pada prinsipnya formatnya sama adalah sebagai
berikut :
|
No
|
Permasalahan
|
SOLUSI
|
Ket
|
|
1.
|
|
|
|
|
2.
|
|
Dan
seterusnya
|
|
Dan
sebagai penutup hasil akhir rapat, seharusnya dibubui tanda tangan Ketua Dewan
Kerja, dan sekretaris Dewan atau notulen rapat.
b. Buku Harian
Bidang
Buku ini semacam buku harian yang
dimiliki oleh seluruh Bidang yang ada di Kepengurusan Dewan Kerja, yang
berisikan akan aktivitas yang telah dilakukan oleh Bidang tersebut dan
masalah-masalah apa saja yang dihadapi oleh Bidang dalam menjalankan tugas dan
fungsinya.
Buku ini penting sebab kalau tidak
ada buku ini cenderung pada rapat triwulan dan akhir masa bakti kebingungan
mencari bahan untuk dilaporkan kepada Ketua Dewan Kerja dan pada Sidang
Paripurna.
c. Agenda surat masuk
Agenda
surat masuk ini adalah merupakan buku rekapan
beberapa surat yang masuk pada Dewan Kerja yang
berfungsi sebagai pengendali beberapa surat
yang masuk pada Dewan Kerja. Sedangkan formatnya adalah sebagai berikut :
|
No
|
Alamat
pengirim
|
Macam
Surat Masuk
|
ket
|
||
|
Tgl
|
Nomor
|
Perihal
|
|||
|
1.
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
|
|
|
Dan
seterusnya
|
|
d. Agenda surat keluar
Agenda
surat keluar ini merupakan buku rekapan
surat-surat yang dikeluarkan oleh Dewan Kerja yang mempunyai fungsi sebagai
pengendali beberapa surat
yang dikeluarkan oleh Dewan Kerja, baik yang mengatas namakan Kwartir atau
intern Dewan. Sedangkan formatnya adalah
sebagai berikut :
|
No
|
Alamat
penerima
|
Macam
Surat Keluar
|
ket
|
||
|
Tgl
|
Nomor
|
Perihal
|
|||
|
1.
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
|
|
|
Dan
seterusnya
|
|
e. Buku
kegiatan
Buku
ini digunakan untuk mencatat beberapa aktivitas/kegiatan yang dilakukan oleh
Dewan Kerja baik kegiatan rutinitas atau kegiatan terprogram. Sedangkan
formatnya adalah sebagai berikut :
|
No
|
Nama
kegiatan
|
Tanggal
Pelaksanaan
|
Tempat
kegiatan
|
Jenis
kegiatan
|
peserta
|
|
1.
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
|
|
|
Dan
seterusnya
|
|
f.
Buku
inventaris barang
Untuk
menghindari kehilangan beberapa barang yang miliki oleh Dewan Kerja, maka buku
ini digunakan untuk mengecek beberapa inventaris barang yang dimiliki oleh
Dewan Kerja. Disamping itu sirkulasi barang juga perlu diadakan pengontrolan.
Maka buku ini juga mempunyai fungsi sebagai pengontrol sirkulasi beberapa barang yang dimiliki oleh
Dewan Kerja. Sedangkan formatnya adalah sebagai berikut :
|
No
|
Nama
barang
|
Jumlah
barang
|
Ket.
|
|
1.
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
3.
|
|
Dan
seterusnya
|
|
g. Buku absensi
Sebagai
pemantauan terhadap kehadiran Pengurus Dewan
Kerja pada setiap aktivitas yang dilakukan oleh Dewan Kerja, maka setiap
melakukan aktivitas baik rapat atau yang lain diharapkan membuat buku absensi.
Sedangkan formatnya adalah sebagai berikut :
|
No
|
Nama
lengkap
|
Jabatan
|
Tanda
tangan
|
Ket.
|
|
1.
|
|
|
1.
|
|
|
2.
|
|
|
2.
|
|
|
3.
|
|
|
Dan
seterusnya
|
|
h. Buku kas
Guna
memudahkan pengecekan dan pengontrolan uang yang dimiliki oleh Dewan Kerja,
maka buku kas ini digunakan untuk menata administrasi keuangan yang dimiliki
oleh Dewan Kerja. Buku kas ini sebaiknya di laporan setiap bulan atau tiap
Triwulan pada anggota Dewan Kerja. Sedangkan formatnya adalah sebagai berikut :
|
No
|
Uraian
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
Ket.
|
|
1.
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
|
|
|
Dan
seterusnya
|
|
i.
Buku
pinjam barang
Buku
ini digunakan ketika ada barang yang dimiliki Dewan Kerja yang dipinjam oleh
organisasi lain, maka diperlukan buku pengatur peminjaman barang ini. Sedangkan
formatnya adalah sebagai berikut :
|
No
|
Nama
|
Nama
barang
|
Tanggal
|
Tanda
tangan
|
|
|
Pinjam
|
Kembali
|
||||
|
1.
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
|
|
|
Dan
seterusnya
|
|
j.
Buku
tamu
Buku
yang dipersiapkan untuk beberapa tamu yang datang ke Dewan Kerja baik yang
melakukan kunjungan atau lainnya, maka buku tamu ini sangat diperlukan.
Sedangkan formatnya adalah sebagai berikut :
|
No
|
Tgl
|
Nama
|
Alamat
|
Keperluan
|
Kesan-pesan
|
Tanda
tangan
|
|
1.
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
|
|
Dan
seterusnya
|
|
|
|
- Papan
Disamping
beberapa buku ada juga kelengkapan administrasi lainnya adalah sebagai
berikut :
a. Papan
informasi
Papan
informasi ini digunakan sebagai pola komunikasi yang ada di Dewan Kerja, apabila
ada informasi yang belum diketahui oleh semua anggota, maka papan informasi
digunakan sebabagi ajang penyebaran informasi di kalangan Dewan Kerja.
b. Papan
struktur Dewan
Papan
struktur ini memang disetiap organisasi adalah suatu kewajiban harus ada,
mengingat keberadaan organisasi ini haruslah jelas baik pengurus atau yang
lain. Baik secara personalia atau lainnya. Sedangkan struktur Dewan Kerja
adalah sebagaimana yang telah di hasilkan di MUPPANITERA.
c. Papan
program kegiatan
Papan
ini digunakan untuk mencatat beberapa program kegiatan tahunan yang dilakukan
oleh Dewan. Papan ini juga berfungsi sebagai pengontrol beberapa kegiatan yang
dilakukan oleh Dewan Kerja.
- Laporan
a. Kegiatan
rutin atau terprogram
Kegiatan
rutin yang dilakukan oleh Dewan Kerja, seharusnya membuat laporan kegiatan.
Mengingat laporan ini juga sebagai dokument dan sebagai acuan kegiatan yang
akan dilaksanakan di tahun yang akan datang. Sedangkan format laporannya adalah sebagai berikut :
1.
Kata
pengantar
2.
Laporan
pelaksanaan kegiatan
a.
Pendahuluan
b.
Dasar
penyusunan laporan
c.
Maksud dan
tujuan
d.
Ruang
lingkup
3.
Pelaksanaan
kegiatan
a.
Persiapan
pelaksanaan
b.
Pelaksanaan
kegiatan
€ Peserta
kegiatan
€ Materi
kegiatan
€ Tempat
kegiatan
€ Waktu
kegiatan
4.
Evaluasi
kegiatan
5.
Solusi
alternatif
6.
Penutup
7.
Lampiran
laporan tiap-tiap bidang
Laporan
kegiatan ini seharusnya dibubui tanda tangan oleh : Pelaksana mengetahui Ketua
Dewan dan disetujui oleh Waka Bidang Prodik.
b. Partisipasi
kegiatan
Laporan
ini ketika Pengurus Dewan Kerja melakukan partisipasi kegiatan baik tingkat
Cabang, Daerah, Nasional, maupun Internasional. Laporan ini diperlukan sebagai
acuan sejauhmana hasil yang didapat selama mengikuti kegiatan tersebut.
Sedangkan formatnya pada prinsipnya sama tetapi tidak dilampiri laporan
masing-masing tiap bidang.
- Surat Menyurat
Surat menyurat
adalah kegiatan arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya
pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan
adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
Surat
menyurat dibagi 2 macam, yaitu : (1) SURAT MASUK adalah semua tulisan-tulisan
atau berita-berita yang diterima dari Instansi/Pihak lain, yang penerimanya
dipusatkan di Sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas
itu. (2) SURAT KELUAR adalah semua
tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada Instansi/Pihak lain, yang setiap konsep
untuk diajukan kepada Pimpinan disalurkan melalui Sekretaris atau orang yang
diberi wewenang akan tugas itu.
- Kode Surat
Untuk pemberian kode surat ini kalau sesuai
dengan Pentunjuk dari Kwartir Nasional Gerakan Pramuka tentang Sistem
Administrasi Kwartir Dan Satuan adalah sebagai berikut :
A : Pimpinan, Staf Pimpinan dan
TU/Sekretariat
B : Komisi TEKPRAM
C : Komisi GIAT OPS
D : Komisi Keuangan
E : Komisi Administrasi
F : Kelompok Staf yang menanggani Lemdik
G : Kelompok Staf yang menanggani Humas
atau majalah
H : Saka Bahari
J : Saka Bakti Husada
K : Saka Bhayangkara
L : Saka Dirgantara
M : Saka Kencana
N : Saka Taruna Bumi
P : Saka Wanabakti
Q : Badan Pengelola Usaha
R : Unit Usaha Taman
Rekreasi Pramuka
S : Unit Usaha Bumi Perkemahan
T : Unit Usaha Kedai Pramuka
U : Unit Usaha lain-lain
V : Yayasan-yayasan Pramuka
W : Dewan Kerja Nasional [3]
C.
PENYUSUNAN DAN
PELAPORAN ANGGARAN
Penyusunan anggaran yang didasarkan atas pembiayaan
program mencakup langkah-langkah sebagai berikut :
- Mendaftar semua sasaran dan semua kegiatan yang diperlukan untuk mencapainya.
- Membuat perkiraan belanja personel, belanja barang, biaya pemeliharaan dan biaya perjalanan dinas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas kegiatan itu.
- Membuat perkiraan biaya administrasi kantor yang terlibatkan yang dimasukkan dalam anggaran rutin.
- Membuat perkiraan pendapatan langsung yang terkait dengan sasaran itu (hasil penjualan, donasi, dan lain-lain).
- Menghimpun anggaran untuk setiap unit operasional/Satker/Bidang.
Menghimpun dan
mengkonsolidasikan semua unsur kedalam satu dokumen anggaran tunggal.[4]
Sasaran
program
Anggaran kegiatan yang diusulkan ke Pemerintah Daerah
baik Propinsi, Kota/Kabupaten format dan pelaporannya disesuaikan dengan
Pedoman Kerja Pelaksanaan Tugas dan Pelaksanaan APBD di Propinsi,
Kota/Kabupaten masing-masing. Untuk tahun anggaran 2005 ini Pemerintah Daerah
Propinsi Jawa Timur telah menerapkan SISTIM
ANGGARAN KINERJA, sehingga aspek-aspek yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :
- Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi).
- Tujuan dan sasaran
- Program dan kegiatan
- Indikator Kerja (Satuan ukur)
- Target Kinerja
- Pengawasan APBD mengacu pada Pemerintah Daerah Nomor 20 Tahun 2001 tentang pembinaan dan pengawasan atas Pemerintah Daerah.
- Pengelolaan Keuangan Daerah dilakukan secara tertib, taat pada peraturan Perundang-undangan yang berlkau, efesien, efektif, transparan, dan akuntabel.
- Penyediaan belanja barang harus didasarkan pada rencana kebutuhan barang Daerah yang benar-benar sangat diperlukan tidak bergaya mewah dan pengadaan barang dilakukan secara cermat.
- Beban pajak penghasilan (PPh) merupakan tanggungan setiap wajib pajak (WP) sesuai dengan aturan perpajakan sehingga tidak diperkenankan adanya subsidi dari APBD.[5]
D.
PENUTUP
Dengan
tertib administrasi yang baik ini diharapkan aktivitas yang dilakukan di Dewan
Kerja Pramuka Penegak Pandega Se-Jawa Timur bisa lancar baik masalah laporan
atau masalah-masalah lainnya.
*)
Staf Kwarda Jatim Bidang Keuangan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar